Wybór właściwego oferenta szkoleń naprawdę nie należy do najprostszych. Zwłaszcza gdy myślimy o olbrzymim zróżnicowaniu ofert szkoleniowych. Rynek usług szkoleniowych rozwija się bardzo intensywnie. Funkcjonuje na nim ponad 12 000 podmiotów, które we wpisie do ewidencji lub KRS posiadają wpis o działalności edukacyjnej. Na rynku firm szkoleniowych konkurencja jest naprawdę duża. Codziennie do odbiorców szkoleń dociera po kilka ofert firm szkoleniowych.
Pozytywnym efektem tego zjawiska jest znaczne podniesienie poziomu jakości oferowanych szkoleń.
Zdecydowanie upowszechniło się hasło 'szkolenie szyte na miarę' .
Treningi coraz częściej dostosowywane są do specyficznych potrzeb klientów.
Po drugie metody stosowane w trakcie szkoleń w coraz większym stopniu dostosowywane są do wymogów uczenia dorosłych. Wykłady zastąpione zostały przez metody takie jak: Case study czy gry symulacyjne. Dzięki nim wzrasta aktywność uczestników co zdecydowanie zwiększa skuteczność nauki, a przy okazji sprzyja integracji zespołu.
Niestety w tej sytuacji zdecydowanie trudniej jest dokonać wyboru oferenta szkoleń.
Poznanie wszystkich w tej sytuacji oferentów szkoleń jest po prostu niemożliwe. Zwłaszcza gdy jako pracownicy, nawet zajmujący się głównie sprawami organizacji szkoleń w firmie mamy mnóstwo innych obowiązków.
Dodatkowym problemem są różne oczekiwania, na poszczególnych szczeblach organizacji. Często zdarza się tak, że oczekiwania uczestników szkolenia diametralnie różnią się od oczekiwań decydentów i celów organizacji.
Kolejnym problemem jest brak dokładnie sprecyzowanej polityki szkoleniowej . Często zdarza się tak, że każdy dział samodzielnie określa swoje potrzeby. Pracownik w porozumieniu ze swoim przełożonym określa, jakie szkolenie pomogłoby mu w pracy. Często wybory te nie są poparte znajomością luk kompetencyjnych i oparte są na nieracjonalnych przesłankach. A niestety niedopasowane szkolenie nie jest w stanie przynieść efektów.
Dlatego najistotniejszym elementem właściwej polityki szkoleniowej , a w efekcie odpowiedniego dobrania oferenta szkolenia musi być precyzyjne zidentyfikowanie i analiza potrzeb szkoleniowych.
Oczywiście aby mogło to nastąpić musimy mieć zachowaną spójność pomiędzy celami organizacji, a stwarzaniem możliwości rozwoju – edukacji pracowników. Tylko to jest gwarantem sukcesu zarówno dla organizacji jak i dla pracowników. A dla osób wybierających dostawców szkoleń stwarza możliwość odpowiedniego wyboru.
O szkoleniu powinna decydować sprecyzowana potrzeba doskonalenia kompetencji. Powinna ona wynikać zarówno z celów organizacji jak też chęci podnoszenia własnych kwalifikacji.
Drabina kompetencji
Źródło: M. Kossowska, I. Sołtysińska, „Szkolenia pracowników a rozwój organizacji”, Oficyna Ekonomiczna, Kraków 2002, s. 87.
Celem zintegrowanego systemu działań szkoleniowych powinno być doprowadzenie do stanu, w którym pracownicy ze stanu nieświadomej kompetencji, lub świadomej niekompetencji osiągną poziom świadomej kompetencji.
Dlatego właśnie tak ważna jest właściwa identyfikacja potrzeb szkoleniowych
Kiedy mamy już zdiagnozowane potrzeby i wiemy czego potrzebujemy, określiliśmy już cele i korzyści jakie ma przynieść szkolenie stajemy przed konkretnym wyborem oferenta szkoleń.
Działy Szkoleń HR starają się do wyborów oferentów szkoleń podchodzić rzetelnie i profesjonalnie. Pomimo dużej znajomości rynku szkoleniowego oraz coraz lepszej technologii pomocnej w wyszukiwaniu oferentów szkoleń nie sposób ominąć jest wszystkie pułapki.
1. Internet (wyszukiwarki, portale tematyczne)
2. Rekomendacje, opinie innych osób
3. Własne doświadczenia w projektach szkoleniowych
4. Rankingi firm szkoleniowych publikowane w pismach branżowych
5. Banki ofert szkoleniowych, ogłoszenia
6. Mailingi firm szkoleniowych
7. Brokerzy szkoleń
I tak najpopularniejszym sposobem wyszukiwania szkoleń i ich oferentów stał się internet. W tym przypadku wiele zależy od pozycjonowania stron internetowych przez firmy szkoleniowe i wpisywania właściwych słów kluczy. Z praktyki jednak wynika, że ten sposób pokazuje bardzo wiele możliwości, czasem zbyt wiele, sprawiając że nasz wybór jest tak samo trudny.
Problemem jest także podobieństwo ofert szkoleniowych, firmy chroniąc know-how zamieszczają sztampowe programy.
Rekomendacje i opinie innych osób są bardzo dobrym sposobem poszukiwań, zagrożeniem jest co prawda niedopasowanie trenera do grupy uczestników, ale to zagrożenie istnieje zawsze.
Dobrze jest opierać się na własnych doświadczeniach, ale trzeba pamiętać o tym, aby nie projektować szkoleń z daną, nawet najlepszą firmą na siłę, Jeśli firma ta nie robiła wcześniej podobnego projektu do naszego, nie ma odpowiedniego przygotowania, trenera lepiej nie ryzykować. Zwłaszcza gdy organizator sam daje nam takie przesłanki. Poza tym nawet najlepszemu trenerowi w pewnym momencie brakuje świeżego spojrzenia i istnieje groźba popadnięcia w rutynę.
Rankingi firm zamieszczają przede wszystkim informacje poświęcone:
1. ilości lat na rynku,
2. wielkości stałego zatrudnienia,
3. ilości współpracujących trenerów i partnerów
4. wysokości rocznych obrotów
Informacje te są suchymi faktami i nie ułatwiają podjęcia trafnej decyzji
Banki ofert i Malingi firm szkoleniowych pełnią funkcję informacyjną, ale brakuje w nich poparcia projektu żywą, prawdziwą opinią.
Na co zwracamy uwagę przy wyborze oferentów szkoleń, podzielę się swoimi doświadczeniamiJ.
1. Osoba trenera (doświadczenie biznesowe, znajomość branży, charyzma, dopasowanie osobowościowe)
2. Cena szkolenia,
3. Program,
4. Adekwatność oferty do potrzeb klienta
5. Elastyczność podejścia firmy szkoleniowej
6. Dopasowanie do branży
7. Opinia na rynku szkoleń
8. Dotychczasowe doświadczenia Klienta z daną firmą szkoleniową
Oczywiście kryteria wyboru firmy szkoleniowej zmieniają się w zależności od projektu, jego złożoności i grupy docelowej.
Z naszych doświadczeń wynika, że największe szanse na wybór mają te firmy, które potrafią zindywidualizować ofertę szkoleniową i dopasować ją do potrzeb i oczekiwań Klienta. Bardzo ważny jest język oferty, im b. Jest to język Klienta tym większa jest skuteczność samej oferty.
Oferta powinna być przejrzysta i na temat, nie powinna zawierać nieproporcjonalnej liczby informacji o firmie szkoleniowej, nie powinna być folderem reklamowym , tylko odpowiedzią na konkretne potrzeby.Oferta jest wizytówką firmy ale w danym kontekście sytuacyjnym.
Bardzo ważne jest zwrócenie uwagi na kryteria obrane przez klienta, jeśli dla niego najważniejszą jest osoba trenera, to temu należy poświęcić najwięcej miejsca. Opisać dotychczas realizowane projekty, załączyć referencje i CV.
Rozumiemy też doskonale firmy szkoleniowe, które próbują ustrzec się przed tzw. Ofertówką i dlatego przekazują półkowe programy. Ale nie jest to sposobem na pozyskanie klienta. To pewien rodzaj loterii. Wiadomo, że zindywidualizowany program wymaga nakładów czasu i pracy, ale warto.
Klienci wówczas posługują się tą metodą gdy nie wiedzą do kogo tak naprawdę się zwrócić. Problem ten wynika w dużej mierze z podziałów wewnątrz organizacji. Decyzje o zakupie szkolenia często podejmowane są bezpośrednio przez Działy zakupów, bez konsultacji z HR. Dopiero w momencie dobrania oferenta szkolenia praca nad dostosowaniem szkolenia do potrzeb uczestników spoczywa na HR.
Zatem stajemy przed pytaniem w jaki sposób wybrać najlepszą firmę szkoleniową?
Przyjmijmy, że mamy już zdiagnozowane potrzeby szkoleniowe i teraz bezpośrednio wybieramy oferenta szkoleń. Jak najlepiej do tego przystąpić?
1. Zapytanie ofertowe
Pierwszą czynnością jaką należy wykonać jest sformułowanie zapytania ofertowego. Powinniśmy zwrócić w nim uwagę na informacje dotyczące:
- ogólnych i szczegółowych celów programu szkoleniowego
- ilości i charakterystyki uczestników szkolenia: zajmowanych przez nich stanowisk pracy, poziomu wykształcenia, wieku i ich dotychczasowych doświadczeń
- metodyki szkolenia
- najważniejszych obszarów tematycznych, które mają być poruszone w czasie szkolenia
- preferencji dotyczących trenera
- spraw związanych z agendą szkolenia (terminy, miejsce szkolenia)
2. Oznaczenie kryteriów wyboru oferty
Po rozesłaniu zapytania ofertowego nadchodzi moment na określenie kryteriów oceny i selekcji nadsyłanych ofert firm szkoleniowych.
Z naszej praktyki wynika, że najlepiej jest ustalić najistotniejsze dla projektu kryteria, aby to zrobić musimy skupić się na grupie uczestników szkolenia oraz na poszczególnych wynikach naszej analizy potrzeb szkoleniowych.
Dzięki zawężeniu kryteriów i skupieniu się na najważniejszych elementach łatwiej będzie nam wybrać.
Jeśli okaże się, że mamy zawężony budżet i naszym głównym kryterium jest cena skupmy się nad ofertami tzw. Freelancerów lub firm szkoleniowych, które nie mają wygórowanych cen.
Jeśli projekt jest rozbudowany i z góry wiadomo, że niezbędna będzie pomoc przy jego koordynacji powinniśmy zdecydować się na firmę szkoleniową posiadającą zaplecze organizacyjne.
Jeśli naszym głównym kryterium jest osoba trenera i jego doświadczenie w pracy o podobnej branży do naszej musimy przystąpić do wyszukiwania ofert szkoleniowych pod tym kątem.
Zatem doprecyzowanie kryteriów i przypisanie im pewnych wartości może pomóc nam w ograniczeniu ofert szkoleniowych, a tym samym w wyborze.
3. Selekcja otrzymanych ofert
Efektem selekcji ofert powinno być uzyskanie listy kilku oferentów szkoleń. Musimy sprawdzić czy nadesłane oferty szkoleń, ujmują oczekiwaną przez nas tematykę i pozwalają zrealizować cele naszego szkolenia. Należy też zwrócić uwagę, czy oferenci uwzględnili w swych planach szkoleniowych specyfikę grupy, ograniczenia i nasze sugestie dotyczące zastosowania metod szkoleniowych
Ważne jest aby program dopasowany był do branży klienta. Dużo bardziej efektywne jest z punktu widzenia edukacji dorosłych bazowanie na już zdobytej wiedzy i doświadczeniach. (gdy nasza branża jest rzadka, celne jest wybranie firmy, która pracowała z przedstawicielami różnorodnych "segmentów", ponieważ świadczy to o jej elastyczności)
Dopasowanie jest tak samo ważne jeśli chodzi o osobę trenera. Trener musi rozumieć się z grupą przy jednoczesnym zbudowaniu autorytetu. Aby zyskać więcej pewności, że dany trener będzie najwłaściwszym do przeprowadzenia danego szkolenia, dobrze jest osobiście potwierdzić jego referencje. Potwierdzanie referencji umożliwia osobisty kontakt z osobami, które uczestniczyły w szkoleniach danego trenera. Możemy zapytać o ich wrażenia, doświadczenia, kontakt z grupą, o to czy osiągnięte zostały cele szkolenia. Prosząc o referencje warto poprosić o te, w których trener prowadził szkolenia dla pokrewnych branż lub z takich samych lub zbliżonych tematów.
4. Spotkanie z wybranymi oferentami szkolenia
Czas, który poświęcimy na osobiste spotkanie z przedstawicielami firm szkoleniowych i lub trenerami, do czego bardzo zachęcam, nie będzie stracony. Dopiero wtedy można przekonać się jakim osobom powierzymy naszych pracowników, jakie są ich postawy i zachowania wobec klienta. Jest to też dobry czas na wstępny projekt umowy i sprawy finansowe. W trakcie spotkania warto umówić się na próbkę szkolenia i zapytać o metodykę szkolenia, czyli o to w oparciu o jakie metody szkoleniowe będzie prowadzony trening.
Badania psychologiczne nad procesami pamięci dowodzą, że zapamiętujemy:
- 10% tego, co przeczytamy
- 20% tego, co usłyszymy
- 30 % tego co zobaczymy
- 50 % tego, co zobaczymy i usłyszymy
- 80 % tego, co powiemy
- 90 % tego, co zrobimy
Zweryfikujmy w jaki sposób i za pośrednictwem jakich metod trenerzy będą realizować poszczególne cele szkolenia. W jaki sposób uczestnicy szkolenia zdobędą lub poszerzą daną kompetencję.
Cel – metoda – efekt (weryfikacja)
Warto również zapoznać się z przykładowymi materiałami szkoleniowymi, w których nie powinny znajdować się tylko treści wykładowe, ale również tematy ćwiczeń.
5. Ostateczny wybór firmy i podjęcie współpracy
Zazwyczaj po odbyciu spotkań intuicyjnie czujemy która firma najlepiej sprawdzi się pry realizacji naszego projektu. Jeśli nadal mamy wątpliwości ponownie ( np. w tabeli) zestawmy najważniejsze kryteria wyboru.
Kiedy już wybierzemy oferenta szkolenia , szkolenie zostanie pomyślnie zrealizowane, wyniki ankiet będą satysfakcjonujące najważniejszą rzeczą jest wystąpienie pożądanych zmian w codziennych zachowaniach pracowników – uczestników szkolenia.
Aby mogły one zaistnieć musi zostać spełnionych kilka warunków:
1. Pracownik sam musi chcieć wdrożyć w swoją pracę nowo zdobyte umiejętności
2. Musi mieć stworzone warunki, aby móc zmienić dotychczasowe zachowania
3. (atmosfera i organizacja pracy)
4. Musi być doceniony przez swoich przełożonych (rola pozytywnych wzmocnień)
Jeśli warunki te zostaną spełnione i nasi pracownicy podniosą poziom swoich kompetencji możemy stwierdzić, że szkolenie przyniosło oczekiwane efekty, a nasz oferent szkoleń w zrealizowanym temacie przestał być dla nas przysłowiowym kotem w worku.
Autor: Inga Tymińska
EduBroker
